Per facilitare la costituzione delle società, la registrazione delle loro succursali, la riduzione dei costi, le tempistiche e gli oneri amministrativi connessi a tali processi, in particolare per micro, piccole e medie imprese (PMI) quali definite nella raccomandazione della Commissione 2003/361/CE, gli Stati membri devono predisporre delle procedure volte a consentire l’intero svolgimento della costituzione delle società e della registrazione delle succursali online.

In particolare, gli Stati membri dovranno provvedere affinché la costituzione delle società possa essere completamente svolta online, senza che i richiedenti debbano comparire di persona dinanzi a un’autorità o a qualsiasi persona o organismo incaricato a norma del diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione online delle società, compresa la redazione dell’atto costitutivo.

Tuttavia, gli Stati membri possono decidere di non prevedere procedure di costituzione online per i tipi di società diversi da quelli di cui all’allegato II bis alla direttiva, ossia per l’Italia, la società a responsabilità limitata e la società a responsabilità limitata semplificata, con facoltà di estendere il procedimento di costituzione digitale anche agli altri tipi di società di capitali.

Gli Stati membri devono precisare le modalità per la costituzione online delle società, comprese le norme relative all’uso di modelli e i documenti e le informazioni richiesti, che dovranno essere presentati in formato elettronico.

Sono questi i punti fondamentali della nuova Direttiva comunitaria 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, pubblicata, sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea L 186 del 11 luglio 2019, recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.

Con questa direttiva l’Unione europea si avvia definitivamente verso un diritto societario unico e “digitale”. Il provvedimento normativo modifica, infatti, la direttiva (UE) 2017/1132 in tema di strumenti e processi digitali nel diritto societario, al fine di adeguare l’odierno apparato normativo alle nuove sfide economiche e sociali della digitalizzazione.

Significativi sono i dieci articoli inseriti dopo l’articolo 13 (a sua volta sostituito): dal 13-bis al 13-undecies.

La direttiva introduce la procedura di costituzione telematica, prevedendo, anzitutto, che i richiedenti vengano identificati secondo le procedure elettroniche predisposte dal Regolamento (UE) 910/2014 (art. 13 ter).

Per l’Italia, l’autenticazione elettronica, oltre ai canali di accesso attraverso le Carte di identificazione elettronica (come TS-CNS o la Carta di Identità elettronica – CIE), è possibile mediante Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID), che nasce con ambizioni europee ai fini del mutuo riconoscimento dei sistemi di autenticazione comunitari.

Il procedimento di costituzione di società online, nell’intento del legislatore comunitario, lascia impregiudicate le normative nazionali che, conformemente agli ordinamenti giuridici degli Stati membri e alle loro tradizioni giuridiche, designano le autorità, le persone o gli organismi incaricati a norma del diritto nazionale di trattare ogni aspetto concernente la costituzione online delle società, della registrazione online delle succursali e della la presentazione online di documenti e informazioni, purchè siano resi possibili sia la costituzione che la registrazione online di una società. (art. 13 quater).

Dunque, il procedimento di costituzione telematica, lo ricorda peraltro il considerando n. 20 della direttiva, non pregiudica i controlli di legalità operati dal notaio in fase di costituzione, sul quale grava l’obbligo di verificare l’adempimento delle condizioni previste dalla legge.

All’articolo 13-quater vengono dettate le disposizioni generali sulle procedure online fissando dei paletti ben precisi e lasciando impregiudicate normative e procedure nazionali purchè siano resi possibili sia la costituzione che la registrazione online di una società.

La presente direttiva non pregiudica il requisito, ai sensi del diritto nazionale, che gli atti costitutivi siano redatti in forma di atto pubblico, purché la costituzione online rimanga possibile (art. 13-nonies, comma 2).

Al Titolo I, Capo III, della direttiva (UE) 2017/1132 viene inserita una nuova sezione: la «Sezione 1 bis» riguardante la “Costituzione online, presentazione di documenti online e pubblicità” (artt. 13-octies – 13-undecies). Sono gli articoli centrali della direttiva.

Nel nuovo articolo 13-octies si prevede che “Gli Stati membri provvedono affinché la costituzione online delle società possa essere completamente svolta online, senza che i richiedenti debbano comparire di persona dinanzi a un’autorità o a qualsiasi persona o organismo incaricato a norma del diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione online delle società, compresa la redazione dell’atto costitutivo di una società“. Ciò sarà sempre possibile salvo non si riscontrino giustificati motivi di interesse pubblico.

Tuttavia, gli Stati membri possono decidere di non prevedere procedure di costituzione online per i tipi di società diversi da quelli di cui all’allegato II bis, che, per l’Italia, sono le società a responsabilità limitata e le società a responsabilità limitata semplificata.

Gli stati membri saranno poi tenuti:

– a precisare le modalità per la costituzione delle società, comprese le norme relative all’uso dei modelli e i documenti e le informazioni richiesti per la costituzione di una società;

– a mettere a disposizione per i tipi di società elencati nell’allegato II bis (che per l’Italia sono le SRL e SRL semplificate), i modelli sui portali o sui siti web per la registrazione accessibili mediante lo sportello digitale unico. Possono, in ogni caso, essere messi a disposizione online anche modelli per la costituzione di altri tipi di società.

Gli Stati membri dovranno inoltre adeguarsi alle seguenti disposizioni:

1. non potranno subordinare la costituzione online di una società all’ottenimento di una licenza o di un’autorizzazione prima della registrazione stessa, a meno che tale condizione sia indispensabile per la corretta supervisione di cui al diritto nazionale di determinate attività stabilite dal diritto nazionale;
2. dovranno assicurare che, quando la procedura di costituzione di una società prevede il versamento del capitale sociale, il pagamento potrà essere effettuato per mezzo di un servizio di pagamento online, su un conto bancario della banca che opera nell’Unione. Essi dovranno inoltre provvedere a che anche la prova di tali pagamenti possa essere fornita online;
3. dovranno assicurare che la costituzione online sia completata entro cinque giorni lavorativi, laddove la società sia costituita esclusivamente da persone fisiche che utilizzino i modelli resi disponibili sui portali e sui siti web (per le SRL e SRL semplificate), oppure dieci giorni lavorativi negli altri casi.

Da tener inoltre presente che la presente direttiva non pregiudica il requisito, ai sensi del diritto nazionale, che gli atti costitutivi siano redatti in forma di atto pubblico, purché la costituzione online rimanga possibile (art. 13-nonies, comma 2).

Le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla presente direttiva dovranno entrare in vigore negli Stati membri entro il 1° agosto 2021.

Gli Stati membri che incontrano particolari difficoltà nel recepimento della presente direttiva hanno il diritto di beneficiare di una proroga del periodo previsto di massimo un anno ma devono fornire i motivi oggettivi della necessità di tale proroga e notificare alla Commissione, l’intenzione di avvalersi di tale proroga entro il 1° febbraio 2021.

Per un approfondimento dell’argomento e per scaricare il testo della Direttiva (UE) 2019/1151 clicca qui.