Il regolamento 2016/1191 si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o più dei seguenti fatti: nascita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; filiazione, compresa l’adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali; diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.

Per “documenti pubblici”, secondo quanto stabilito all’art. 3, del regolamento, si intende:

1. i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario;
2. i documenti amministrativi;
3. gli atti notarili;
4. le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
5. i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.

Per «copia autentica» si intende “una copia di un documento pubblico originale firmata e certificata come riproduzione esatta e completa di tale documento pubblico originale da un’autorità legittimata a tal fine ai sensi del diritto nazionale e dello stesso Stato membro che ha inizialmente rilasciato il documento pubblico”.

Per effetto della nuova misura – a decorrere dal 16 febbraio 2019:

– i documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione,

– nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un paese dell’UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell’UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille, introdotta dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero);

– viene meno l’obbligo di fornire, in tutti i casi, una copia autenticata e una traduzione asseverata dei documenti pubblici, potendo essere utilizzato un modulo standard multilingue da presentare come ausilio alla traduzione, allegato al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione. I Paesi dell’UE possono richiedere la presentazione del documento pubblico originale o di una copia autentica, ma non di entrambi contemporaneamente. Se un paese dell’UE accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare una copia autentica fatta in un altro paese dell’UE.

Il paese dell’UE in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell’UE o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell’UE.

Inoltre, la traduzione non può essere richiesta se l’atto pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

Il presente regolamento non si applica:

1. ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo;
2. alle copie autentiche dei documenti di cui alla lettera a), prodotte dalle autorità di uno Stato membro.
3. al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.